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如何进行仓储管理环节的控制?

来源:网络 | 2007-4-13 | (有3483人读过)

      我们曾经介绍过生产内部控制制度一般涉及生产制造管理、质量管理和仓储管理三方面。上一次我们已经对企业生产制造管理环节的内控制度做了介绍,下面我们介绍一下仓储内部控制制度。 
 
  仓储内部控制制度,是企业内部控制制度的重要组成部分,也是企业存货内部控制的基本手段。存货对于每个企业来说是必不可少的,它具有一定的价值和变现性,加之由于企业购销交易频繁,如果对存货控制不严,极易发生各种差错和舞弊行为,给企业造成经济上的损失。因此任何一个企业都必须加强存货的控制和管理,建立仓储内部控制制度。

  由于存货管理与企业供、产、销、会计记录和财务核算有着密切的联系,所以,在建立仓储内部控制制度时,应当结合销售、采购、生产、财务会计工作的要求来建立,使之相互衔接,充分发挥存货储存内部控制制度的作用。

  仓库是仓储内部控制管理落脚点。仓库一般应配备仓库主管人员、验收人员、收发货人员和记录人员等。这样可以使仓储业务中不相容的职务分离。如实物的验收保管与记录相分离;发料审批者与存货保管员相分离;存货盘点应由保管、记账及独立于这些职务的其它人员共同进行等。如果上述职位发生空缺或相关人员临时外出,还应指定替代人员或临时人员负责,避免暂时的职责重叠或管理脱节。除实物管理部门及仓储人员外,应限制其余部门和人员接近存货。

  仓储内部控制主要有物资验收入库、物资保管保养、物资盘点与记录和物资出库发放等环节。

  
物资验收入库

  物资入库时,首先接收人员应凭入库通知单进行接收,核对入库物资的名称、规格、数量等。对外包装破损的入库物资,还应开箱清点。查验时,发现入库物资数量、规格、型号有差错,或发现物资有损坏等情况,应在入库通知单上注明后签证,与有关人员及时联系妥善解决。

  其次,接收人员还应严把质量关,对入库物资要严格检查包装上或送货单上的检验合格证明,做到不合格或质量签证不全的物资不入库。对需检验的物资,在收料后当天要开列质量检验单送有关部门报验。同时将未经检验的材料与经检验合格的材料或不合格的材料严格区别分开存放。只有在入库物资数量清、规格清、型号清、质量合格后,方能签收开具入库单,并由验收员和仓库保管员在入库单上签字或盖章确认。

  物资保管保养

  仓库保管员对经检验合格的材料,应及时按规格,型号堆放在规定的地点。经常进行物资保养检查,对于存放物资,必须定期进行防火防潮检查,防止仓库物资霉烂变质,保证质量完好。至少每月组织抽查一次,作好抽查记录,做到账、卡、物三一致。对存放物资的库号、架、层、位四者统一编号,和账、卡上编号相统一,方便库区的管理。

  如存贮的是贵重物品、危险品等特殊物品(金银等贵金属、易燃易爆化学品、麻醉药品等),则需要限制无关人员接近。必要时,仓库内部还可执行授权接近。采购部门采购的特殊物品,必须当天交仓库保管员。经手的仓库管理人员应将收到物质立即存放在保险箱(专库)内,实行五双制管理即双把锁、双人管、双人发、双人收、双人送。使用中特殊物品贯彻专材专用,结余缴库的原则。严加控制,做到账册清楚,手续齐备。

  物资盘点及记录

  保管人员应对所保管的物资加强盘点工作,每次收、发料后,应及时对这些材料的出入库单进行登记。定期盘点,做好盘点记录,分别报送财务部门和主管负责人备查。盘点中仓库物资发生盘盈、盘亏,或发生损坏、变质、过期失效,不能正常使用的情况,应检查分析原因,查明责任,采取措施。盈亏数经部门负责人确认后,要及时调整财务和仓库的账面数量,并同时报企业最高管理层处理。

  
物资出库发放

  各类物资一律凭出库凭证(领料单、提货单等)发放,不得无证发放。保管人员发料时,要严格审核发料(货)凭证,物资名称、型号规格、物资编号、数量、核准人、领料(货)人、领用日期等是否齐全。对生产制造部门外其他部门领用物资要填写用途,如果不符要求,应提出补开或补填,否则不予发放。有限额计划的制造部门,按照限额计划数量发放,发料人员不得自行超计划发料。对产品销售出库,还要注意提货单有无财务专用章,否则不予提货。仓库人员一律不得擅自动用仓库物资,不得涂改领料凭证或为领用部门代开料单。经复查确认无误,根据出库凭证,及时办理出库手续,仓库复核人员经复查确认无误,填写出库单,并立即在库存实物存卡上登记。登记时应字迹清楚,准确无误。发现低于最低储存备量时,应及时报警。对大批商品、贵重商品或危险品发出还应得到企业最高管理当局的特别授权批准。

  
会计记录

  1.财务人员根据入库单、发票及时做好入库的账务处理,并根据存货名称、规格等记录明细账。

  2.财务人员每月将出库单与销售发票记账联核对,并将核对无误的数据结出当月销售额,定期与仓库核对库存余额。

  3.对盘点中发现的存货盈亏情况应及时记账,按权限批准后,及时调账。 
 

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